Conseils spécifiques pour la comptabilité

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Sommaire

Présentation

L'objet de cette page est de présenter nos conseils sur la comptabilité

Baptêmes dans un aéro-club

Dans un aéro-club, les baptêmes ne doivent pas dépasser pas 8% de l'activité (cf. Article D510-7 du code de l'aviation civile). Aussi, nous déconseillons de mettre en place les tarifs des baptêmes qui engendrent plus d'erreurs de saisies qu'autre chose. Par contre, dans le cas d'une société commerciale et notamment si la saisie des vols est entre les mains d'un nombre réduit de personnes, alors la facturation des baptêmes peut être mise en place. Voici donc comment nous conseillons de gérer les baptêmes dans OpenFlyers pour un aéro-club.

Paramétrage préconisé pour gérer les baptêmes de l'air d'un aéro-club

Utilisation pratique du paramétrage préconisé des baptêmes de l'air d'un aéro-club

Bons baptêmes payés et non effectués

Quelque soit le statut commercial de la structure aéronautique (association ou société), voici comment nous conseillons de gérer les bons baptêmes :

  • Enregistrer dans OpenFlyers uniquement l'encaissement du bon sans saisir de vente (et donc ne pas créer de produit pour cela)
  • Lorsque le baptême est effectué, saisir le vol : cela génère la facture selon le paramétrage

Lors de la clôture de l'exercice, il suffit de contrôler le compte "client baptême" et de le comparer avec les dates de remise des bons baptêmes. C'est alors que doit être décidé si un bon ne sera jamais utilisé. Auquel cas, une écriture spécifique est à prévoir comptablement.

Contrôle du quota d'heures baptêmes

Pour vérifier que l'activité baptême de l'aéro-club ne dépasse pas les 8% des heures de vols, il faut utiliser les rapports pour contrôler le pourcentage d'heures de vols baptêmes par rapport au total des heures de vols.

Cautions

Le principe de la caution est de demander, lors de l'inscription en général, un montant de X € à l'utilisateur qui est mis en réserve et remboursé lorsqu'il quitte la structure.

Cette somme doit être encaissée normalement sur son compte utilisateur.

Par contre, elle doit également générer une "facture" qui va débiter son compte utilisateur du montant de la caution et créditer un compte d'emprunts de dettes assimilées pour "stocker" la caution. Ce compte de caution est en général en 165000.

Il est possible de mettre en place la vente d'un produit "Caution" qui génère automatiquement l'écriture entre le compte utilisateur et le compte de caution.

Comptes à terme, Livret A

Il faut créer autant de compte comptable qu'il y a de comptes bancaires. L'extrait de chaque compte en comptabilité doit être le reflet exact du relevé de compte fourni par la banque.

Les intérêts générés par chaque compte doivent faire l'objet d'une écriture comptable séparée.

Cotisations fédérales des adhérents dans une association

La gestion des cotisations fédérales des adhérents dans OpenFlyers dépend de plusieurs facteurs.

  • Si les cotisations fédérales sont souscrites par les adhérents directement auprès des fédérations concernées et qu'il n'y a pas de mouvement financier au travers de l'association, alors il n'y a pas à mettre en place comptablement de gestion. Par contre, il peut être nécessaire de gérer les types de validités correspondantes dans OpenFlyers notamment lorsque les cotisations fédérales inclues des assurances pour la pratique de l'activité. Dans ce cas là, il faut également voir avec l'équipe OpenFlyers s'il n'existe pas un système automatique de mise à jour dans OpenFlyers depuis le système de gestion des fédérations concernées.
  • Si les cotisations fédérales sont souscrites par les adhérents auprès de l'association et que par conséquent l'association leur facture comptablement ces cotisations, alors il faut mettre en place dans OpenFlyers la vente de produits validités correspondante.
    Dans ce cas là, il y a également la question de la gestion des "factures fournisseurs" des fédérations. 2 cas possibles :
    1. Si OpenFlyers n'est utilisé que pour gérer la "facturation client", c'est à dire le chiffre d'affaire, alors la saisie des factures fédérales doit se faire dans le logiciel de gestion comptable.
    2. Si OpenFlyers est utilisé pour gérer l'intégralité de la comptabilité courante de la structure, alors il faudra saisir les factures des fédérations en tant que facture fournisseur. Comptablement les choses sont hermétiques entre :
      • d'un côté, la vente d'une cotisation d'une fédération à un adhérent qui va impacter son compte client et un compte produit.
      • de l'autre côté, l'achat de la même cotisation auprès de la fédération pour cet adhérent qui va impacter le compte fournisseur de la fédération et un compte de charge.
    A noter que pour ce qui concerne la saisie de la facture fournisseur de la fédération, il y a 2 méthodes expliquées dans le chapitre achat direct.

Dans certaines structures, la prise de cotisation après une certaine date dans l'année, permet de bénéficier de la cotisation jusqu'au 31 décembre de l'année suivante. Cela se gère au travers de la formule de calcul de la date d'expiration dans Ventes > Validités à vendre. Cf. les exemples de formules de calcul de la date d'expiration.

Cotisations/abonnements année N+1

Certaines cotisations ou abonnements peuvent être facturées sur l'année précédente de leur date d'effet. Comptablement, ces factures clients doivent apparaitre sur l'exercice où elles ont été établies. Cependant, il est souvent nécessaire de séparer leur produit des cotisations ou abonnements de l'année N afin de pouvoir les sortir du chiffre d'affaire de l'année N.

Voici comment gérer cela dans OpenFlyers :

  • Nous supposons qu'il existe déjà un compte produit Cotisation dont le compte d'export est par exemple 706100.
  • Il faut créer un 2ème compte produit intitulé Cotisation N+1 dont le compte d'export sera par exemple 706110.
  • Dans Ventes > Facturation des produits, il faut créer une nouvelle ligne de facturation qui va transférer le crédit au profit du compte produit "Cotisation" vers le comptes produit "Cotisation N+1". De plus, ce transfert ne devra s'applique que lorsqu'on est dans la période de renouvellement anticipé. Voici un exemple de règle de facturation lorsque la cotisation peut être pris de façon anticipée à partir du mois d'octobre :
Champ Ligne Cotisation N+1
Nom Cotisation N+1
Quantité/Taux
Prix unitaire hors-taxe / TVA
Formule (formatDate('MM',%NOW_DATE)>9)?@tarifGeneral:0
Nom de variable associé à la formule tarifGeneral
Produit Cocher uniquement les produits concernés. Normalement, il s'agit de la même liste de produit que pour la règle "parente" Cotisation.
Type de compte à débiter Compte produit
Compte à débiter Cotisation
Type de compte à créditer Compte produit
Compte produit à créditer Cotisation N+1

Si la structure applique une remise sur cotisation sur certains critères, comme par exemple l'âge, il faut que la règle appliquant la remise s'applique avant la règle ci-dessus de ventilation. De plus, il faut que la règle de remise stocke son calcul dans une variable associée à la formule comme par exemple @remise pour que la remise soit prise en compte pour la ventilation N+1. Voici un exemple de construction de ces règles en cascade : Tarification_cotisation_N+1.png

Dons

  • Enregistrement du don à effectuer :
Compte Débit Crédit
Tiers percevant le don (401...) 1000 €
Divers (pourboires, dons courants...) (6238) 1000 €

Le compte de charge Divers (pourboires, dons courants...) (6238) peut être remplacé par le compte de charge exceptionnelle Dons, libéralités (6713).

  • Lorsque le don est décaissé par la structure :
Compte Débit Crédit
Banque (512) 1000 €
Tiers percevant le don (401...) 1000 €

Encaissements "test" (type PayPal)

Certains organismes, pour vérifier la véracité des informations déclarées, effectuent un virement test de quelques centimes sur le compte bancaire qu'on leur communique. C'est le cas, par exemple, de PayPal lors de l'ouverture d'un compte chez eux.

Le virement peut être enregistré comptablement de la façon suivante :

Compte Débit Crédit
Banque (512) 0,15 €
Produits divers de gestion courante (758...) 0,15 €

Facturation automatique à des organismes avec ou sans quotas

Certains utilisateurs finaux peuvent appartenir à des organismes (Entreprises, Comités d'entreprises, établissements publics etc.) qui prennent en charge soit une partie soit la totalité du coût d'une activité avec ou sans des limitations (quotas en heures d'activité ou en montant).

Il est possible de mettre en place sur une plateforme OpenFlyers un paramétrage comptable spécifique qui déclenchera la facturation automatiquement auprès de l'organisme devant être réellement facturé. Cela présente comme avantages :

  • De ne pas avoir à passer systématiquement et manuellement des écritures de transfert de facturation entre comptes clients.
  • D'avoir directement sur le compte client de l'organisme concerné l'ensemble des débits à sa charge et ainsi de pouvoir déterminer le montant du paiement global qu'il doit effectuer.

La mise en place du paramétrage comptable repose sur 2 éléments :

  • un suivi (le cas échéant) des quotas d'heures d'activités/montants au travers de la mise en place d'une comptabilité en heures/euros séparée de la comptabilité générale. Ce mécanisme est identique dans son principe à celui mis en place pour la gestion des packs d'heures. Simplement, le "rechargement" du compte "quota" de l'utilisateur concerné ne se fait pas lors de la vente d'un pack mais lors du renouvellement d'une cotisation.
  • une cascade d'écritures comptables permettant de débiter l'organisme en lieu et place de l'utilisateur

Les utilisateurs dépendant d'un organisme X doivent être identifiés dans OpenFlyers grâce à un profil spécifique et non sélectionnable par l'utilisateur.

A l'usage, les choses se déroulent concrètement dans l'ordre suivant :

  1. L'utilisateur saisit son activité dans OpenFlyers => automatiquement la ventilation des écritures se fait. Si l'utilisateur dispose d'un quota positif d'heures/d'argent, voir même d'un quota illimité, alors c'est le compte de son organisme de rattachement qui est débité au lieu de son compte. Il est également possible de "mixer". C'est à dire que si l'organisme de rattachement ne prend en charge qu'une partie du coût, OpenFlyers calculera automatiquement qui paie quoi et débitera chaque compte en conséquence.
  2. Le gestionnaire de la structure envoie la liasse de factures ou un relevé d'activités général mensuellement/trimestriellement à l'organisme considéré. Ces éléments sont disponibles dans OpenFlyers.
  3. Le gestionnaire de la structure reçoit le paiement de l'organisme qu'il saisit directement dans OpenFlyers comme un encaissement normal qui va créditer le compte client de l'organisme considéré.

Ainsi, le gestionnaire n'a que 2 actions à faire :

  1. Générer le relevé d'activités ou la liasse de factures et l'envoyer par e-mail
  2. Saisir l'encaissement de l'organisme payeur

Packs d'heures d'activités

OpenFlyers propose un système de comptabilités multiples dans son paramétrage général des comptabilités. Ce système permet de mettre en place plusieurs comptabilités à la fois. Ainsi, on peut avoir une comptabilité en euros et une comptabilités en heures. La comptabilité en heures, permet de gérer des crédits d'heures d'activités qui sont mis en ventes sous la forme de packs d'heures d'activités.

Fonctionnement d'un exemple de configuration de vente de packs d'heures

L'exemple est basé sur une structure qui propose 2 packs d'heures d'activités :

  • un pack de 5 heures à 450 €
  • un pack de 10 heures à 850 €

Le tarif d'une heure d'activité hors pack est à 100 €.

Achat d'un pack d'heures par un utilisateur

un utilisateur achète un pack de 10 heures 850 euros :

  • Son compte utilisateur en euro est débité de 850 euros : le solde de son compte est débiteur de 850 €.
  • Son compte en heures est crédité de 10 heures.

Ensuite l'utilisateur paie son pack 850 € ce qui a pour effet de ramener le solde de son compte en euros à 0 €.

Saisie d'une activité pour un utilisateur bénéficiant d'heures créditées

Lors de la saisie d'une activité de 1 heure, le compte en heures de l'utilisateur est débité de 1 heure. Le compte en euros de l'utilisateur n'est pas impacté : les heures ont été payées en amont lors de l'achat du pack.

Remboursement d'heures

A titre commercial, une structure peut accepter de rembourser un utilisateur n'ayant pas épuisé ses heures. Dans ce cas, plusieurs méthodes commerciales sont possibles dont :

  1. Considérer le crédit d'heures restant au tarif de l'heure du pack (par exemple 85 €/h pour un pack de 10 heures à 850 €) : cela revient à faire un prorata du prix du pack
  2. Considérer que dans ce cas précis, les heures utilisées sont refacturables à leur tarif hors pack. Dans ce cas, il faut consulter l'histoire du compte pour trouver le dernier pack acheté (pack de 5h ou de 10h), en déduire le nombre d'heures utilisées sur ce pack en faisant la différence avec le crédit d'heures restant, calculer le coût des heures utilisées hors pack et rembourser de la différence du prix du pack.

Dans les 2 cas, il faut saisir 2 flux :

  • Un flux qui va débiter le compte en heures de l'utilisateur et créditer le compte de bilan correspondant "Encours ..." du nombre d'heures choisi
  • Un flux qui va créditer le compte en euros de l'utilisateur et débiter le compte de produit comptabilisant normalement la vente des packs d'heures correspondant. Le montant est le montant calculé comme indiqué ci-dessus en 1 ou en 2.

Solder un compte en heure présentant un très faible reliquat

Il peut arriver qu'un compte en heures présente un reliquat très faible et qui apparait avec un solde à 0 mais sans l'icône poubelle permettant de désactiver ce compte. De plus, si on tente de saisir un flux pour solder ce reliquat, le flux n'est pas enregistré. De ce fait, on peut penser qu'il est impossible de supprimer ce compte.

Pour sortir de l'impasse, voici la procédure :

  • Saisir un flux entre le compte à supprimer et son compte de contre-partie naturel. En général, le compte de contre-partie naturel est un compte de bilan qui s'intitule "Encours...". Pour en être sûr, il suffit de remonter dans l'historique des opérations du compte pour noter le compte de contre-partie qui était impacté.
  • Sur la ligne du compte à supprimer cliquer sur l'icône représentant une balance pour que le montant du reliquat apparaisse en débit ou en crédit. Il doit être de la forme 0,0123.
  • Rajouter une unité au montant du reliquat. Ainsi, 0,0123 devient 1,0123.
  • Sur la 2ème ligne contrant le compte de contre-partie, cliquer sur l'icône balance avec une flèche pour équilibrer le flux.
  • Indiquer la bonne date comptable
  • Valider

Le flux est bien saisi et le compte à supprimer présente désormais un solde exact de 1 ou -1.

  • Saisir un nouveau flux entre le compte à supprimer et son compte de contre-partie naturel en ramenant tout simplement le solde de son compte à 0.

La 2ème écriture s'enregistre correctement et le solde du compte est exactement de 0. Il est donc possible de supprimer le compte après avoir validé les flux.

Initialisation du solde d'heures lors de la mise en place des packs

Lors de la mise en place du système des packs sur une structure aéronautique déjà en activités, des packs peuvent avoir déjà été vendues et des heures effectuées. Dans ce cas, il faut juste saisir un flux entre le compte d'heures de l'utilisateur et le compte de bilan représentant l'encours des heures. Ce flux va créditer le compte d'heures de l'utilisateur de la valeur du nombre d'heures auxquelles il a encore droit.

Exemple de saisie d'un flux :

Exemple saisie flux pour initialisation solde heures.png

Transférer des crédits d'heures d'un utilisateur sur un autre de ses comptes

Généralement, chaque compte utilisateur dispose de sa propre comptabilité. Ainsi, le compte principal, en euros, est rattaché à la comptabilité en euros. De la même façon, si l'utilisateur dispose d'un compte "Crédit heures A" et d'un autre compte "Crédit heures B" alors le premier compte va être rattaché à une comptabilité A et le deuxième compte à une comptabilité B. Pour dire les choses autrement : on ne mélange pas les torchons avec les serviettes.

Néanmoins, si commercialement, il est nécessaire de transférer le solde du compte "Crédit heures A" vers le compte "Crédit heures B", alors il faut saisir 2 flux comptables :

  • Un premier flux qui va solder le compte "Crédit heures A" en débit le compte correspondant et en créditant le compte permettant de mesurer l'encourt total des heures en crédit et que l'on intitule généralement "Encours Heures A". Pour trouver son intitulé exact, il suffit d'aller dans les comptes de bilan où ce compte doit être référencé.
  • Un deuxième flux qui va effectuer l'opération en sens inverse : créditer le compte "Crédit heures B" et débiter le compte "Encours Heures B".

Il est possible lors de la saisie de ce 2ème flux, d'appliquer un coefficient correctif au montant à créditer si les valeurs des heures entre A et B ne correspondent pas.

Nous recommandons de mettre un intitulé qui permet d'expliquer la raison d'être de chaque flux.

S'il y a beaucoup de comptes utilisateurs concernés, la multiplication des saisies de flux, peut s'avérer rapidement fastidieuse. Afin de limiter le temps consacré à cette saisie, nous recommandons alors d'effectuer 1 seule saisie de flux qui solde l'ensemble des comptes utilisateurs, en soldant tous les comptes utilisateurs concernés dans un seul flux qui contiendra en dernière ligne la contre-partie totale.

Saisir_un_flux_solde_multiple_de_comptes_heures.png

Pour trouver facilement les comptes utilisateurs concernés, nous recommandons d'afficher dans un onglet du navigateur la liste des comptes de tous les utilisateurs et dans un autre onglet d'afficher l'interface de saisie de flux.

De la même façon, pour le deuxième flux, nous recommandons de garder un onglet ouvert qui affiche le détail des montants soldés, en éditant l'écriture comptable précédente, et dans un autre onglet de saisir le deuxième flux.

Refacturation

Il peut arriver qu'une structure soit facturée à la place de l'utilisateur final. Dans ce cas, la structure peut décider de refacturer à la personne concernée. C'est souvent le cas, par exemple, pour les factures de taxes d'atterrissages qui sont envoyée à la structure en tant que propriétaire de l'aéronef et qu'ensuite la structure refacture l'utilisateur concerné.

Comptablement, il faut saisir les 2 écritures séparément :

Rembourser une facture avancée par un utilisateur

Pour rembourser une facture payée par un utilisateur (exemple : un pilote qui paie une facture d'essence alors que la location de l'aéronef inclut déjà l'essence), il suffit de saisir un flux qui va créditer le compte de l'utilisateur et débiter le compte du fournisseur correspondant à la facture.

Dans le cas où les factures fournisseurs sont saisies dans OpenFlyers, il suffit alors de saisir cette facture normalement et le compte du fournisseur se retrouvera à 0.

Dans le cas où les factures fournisseurs ne sont pas saisies dans OpenFlyers, il faut laisser le compte fournisseur débiteur. La facture correspondante sera saisie dans le logiciel de comptabilité en créditeur le même compte fournisseur qui se retrouvera donc à 0.

Remboursement du Crédit d’Impôt Compétitivité Emploi (CICE)

Source www.compta-facile.com.

Compte Débit Crédit
État – impôts sur les bénéfices (444000) 1000 €
Crédit d’Impôt Compétitivité Emploi (CICE) (649000) 1000 €

Subventions

Une structure peut recevoir 2 types de subventions :

Enregistrement des subventions destinées à la structure

Il existe plusieurs situations :

  • Subventions d'exploitation accordées sans condition
  • Subventions d'exploitation accordées avec condition résolutoire
  • Subventions d'exploitation accordées avec condition suspensives
  • Subventions d’investissement

Nous ne documentons ici que le cas de la subvention d'exploitation accordée sans condition. Pour ces autres cas, nous recommandons d'effectuer une recherche sur internet pour trouver les éléments décrivant l'enregistrement comptable correspondant.

  • Enregistrement de la subvention à percevoir :
Compte Débit Crédit
Tiers qui perçoit le don (401...) 1000 €
Divers (pourboires, dons courants...) (6238) 1000 €

A la place du compte Divers (pourboires, dons courants...) (6238) cela peut être également le compte de charge exceptionnelle Dons, libéralités (6713).

  • Lorsque le don est décaissé par la structure :
Compte Débit Crédit
Banque (512) 1000 €
Tiers qui perçoit le don (401...) 1000 €

Si on souhaite simplifier la saisie, on peut enregistrer directement et uniquement l'encaissement de la subvention :

Compte Débit Crédit
Banque (512) 1000 €
Subventions d’exploitation (74) 1000 €

Ventilation des subventions destinées aux utilisateurs

Il peut arriver que la structure reçoive de l'argent d'un organisme et que cet argent doive ensuite être ventilé entre plusieurs clients. C'est le cas notamment pour les bourses attribuées par les fédérations qui doivent être redistribuées sur les comptes des utilisateurs concernés.

Les opérations comptables à effectuer pour cela sont les suivantes :

Si on sait au moment de l'encaissement du paiement quels sont les utilisateurs concernés, alors on peut saisir directement un flux qui débite le compte de trésorerie et crédite les comptes des utilisateurs concernés.

Anticiper l'attribution des subventions pour ne pas bloquer les utilisateurs

Dans le cas où il existe des restrictions sur les droits pour les utilisateurs n'ayant pas le solde suffisant sur leur compte, il peut être pénalisant pour les utilisateurs attendant des subventions de se retrouver restreints dans leur droit à cause d'un solde insuffisant alors que la subvention est certaine.

Afin, de ne pas restreindre les pilotes concernés, il faut :

  • Créer un compte de tiers, par exemple "Subvention à recevoir (441)".
  • Saisir un flux créditant le compte de l'utilisateur et débitant le compte "Subvention à recevoir".

Ainsi :

  • Le compte du pilote est crédité de la future subvention et il n'est donc pas restreint du fait d'un solde insuffisant dans l'attente d'une subvention.
  • Il est possible de contrôler les sommes distribuées et non perçues au travers du compte "Subvention à recevoir".
  • Lorsque la subvention sera réellement perçue, il suffira de saisir un flux de transfert entre ce compte et le compte recevant la subvention afin de le ramener à 0.

Les taxes

Gérer les taxes d'atterrissage

Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici plusieurs méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers.

  1. Pour les aérodromes dont la facturation est très récurrente et systématiquement effectuée à la structure (par exemple s'il s'agit de la base ou d'un aérodrome voisin), il peut être intéressant de rendre la facturation systématique en la couplant avec la saisie du vol. Pour ce faire, il faut créer la variable tarif correspondante, lui associer une valeur et ensuite créer une règle de facturation d'activité avec une formule qui contiendra un test sur l'aérodrome de départ ou d'arrivée :
    (%AIRFIELD_DEPARTURE=='LFBD')? $tarifTaxeLFBD : 0
  2. Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes mais pour lesquelles le pilote est susceptible de les payer directement et qui ne sont donc pas systématiquement facturées à la structure, il est recommander de créer un type de vente et de "revendre" la taxe à l'utilisateur concerné.
  3. Sinon, pour le cas plus fréquent (taxes différentes et peu fréquentes), il est recommandé de revendre la taxe en tant que produit "Taxe" dont le tarif est libre.

Ventilation des factures essences

Afin de déterminer le coût de revient d'une ressource, il est nécessaire de pouvoir ventiler les différents postes de charge par ressource. C'est notamment le cas pour le poste "essence" qui dans le cas de l'aéronautique représente une part importante des charges.

Dans le cas d'une structure aéronautique, en général, l'approvisionnement se fait principalement auprès d'une seul fournisseur d'essence localisé sur son aérodrome ou sur un aérodrome voisin.

Il existe alors 2 types de situations :

  1. la structure dispose de "clés" ou de badges par aéronef et ainsi le fournisseur d'essence est capable de générer des factures avec le détail des montants facturés par aéronef
  2. le fournisseur d'essence ne fournit qu'une facture globale

Dans la 1ère situation, il est judicieux de saisir les factures fournisseurs en éclatant la facture globale en autant de sous-factures qu'il y a de ressources concernées. Cela permet d'avoir directement une ventilation des charges par ressource. C'est également le cas qu'on retrouve dans le cas où les factures sont individualisées à chaque avitaillement : on est capable d'associer telle facture à telle ressource.

Dans la 2ème situation, il n'est pas possible à priori de ventiler la facture d'essence par ressource. Dans ce cas là, on recommande de regrouper toutes les factures d'essence dans un même compte de charge. Ensuite, grâce à la consultation du total des volumes d'essences saisis dans les rapports, on est capable d'en déduire la part du coût global qui revient à chaque ressource. On recommande de ne pas faire de post-ventilation comptable mais de gérer cela directement dans une feuille de calcul qui est normalement utilisée pour déterminer le coût de revient des ressources.