Gestion des achats

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Présentation

L'objet de cette page est de décrire la gestion des achats dans la version 4 d'OpenFlyers.

Type de facture fournisseur

Le module de gestion des achats d'OpenFlyers repose sur la notion de "type de facture fournisseur". Il s'agit de définir des types de factures fournisseurs, une fois pour toute, qui servent par la suite à saisir rapidement toutes les factures fournisseurs.

Exemple : on définit une fois pour toute une facture fournisseur de type "Essence 100LL TAMUL" qui va décrire :

  • le compte fournisseur à créditer
  • le compte de charge à débiter
  • Le compte de TVA à débiter, si la comptabilité est paramétrée pour gérer la TVA
  • Les budgets associés à chaque mouvement, si la comptabilité est paramétrée pour gérer les budgets

Ensuite, lorsque le gestionnaire saisit une facture d'essence 100LL du fournisseur TAMUL, il a juste à renseigner :

  • le montant
  • la date
  • un champ commentaire

L'intérêt de ce mode de fonctionnement est de :

  • Faire gagner du temps à la personne qui saisit les factures
  • Permettre de déléguer l'opération de saisie des factures à une personne qui n'a pas de connaissance comptable

Si la récupération des factures sur messagerie électronique est activée, deux champs supplémentaires s'ajoutent dans le tableau qui liste les types de facture fournisseur :

  • Expéditeur : adresse électronique du fournisseur.
  • Sujet : Mot-clé ou phrase-clé se trouvant dans l'objet des e-mails envoyés par le fournisseur et contenant les factures.

Ces deux informations sont essentielles si l'on souhaite que le type d'une facture soit reconnu lors de la synchronisation avec le compte de messagerie de la plateforme, sinon la facture s'ajoute automatiquement à la liste des factures importées à associer.

Interface d'analyse d'une facture fournisseur

On peut accéder à l'interface d'analyse des factures fournisseur :

Processus de recherche :

  • Une fois sur l'interface, il faut sélectionner une facture parmi les factures à tester, et dont le type devrait correspondre au type de facture choisi. Si vous avez été redirigé depuis le formulaire de saisie d'une facture fournisseur une facture est pré-sélectionné selon ce que vous aviez saisi précédemment.
  • L'interface va automatiquement essayer de détecter la date et le montant à partir de la règle associé au type de facture.
  • S'il n'y a pas de règle associée ou si, suite à la détection, des valeurs n'ont pas été trouvées, le robot va interroger sa mémoire globale pour tester toutes les règles existantes jusqu'à tomber sur une règle qui permette de récupérer toutes les valeurs. S'il y arrive, il propose cette règle.
  • S'il n'y arrive pas, il propose une règle qui permet d'avoir un maximum de valeurs. Dans ce cas, il faut compléter/corriger et retester jusqu'à récupérer toutes les valeurs correctes. Voir le fonctionnement des règles d'analyses.
  • Dans les deux cas, il faut valider pour que la règle soit associée au type de facture.
  • S'il s'agit d'une nouvelle règle, celle-ci est également enregistrée dans la mémoire globale du robot et profite ainsi à tous les utilisateurs d'OpenFlyers.

Fonctionnement des règles d'analyse

Les règles d'analyse permettent d'extraire d'une facture PDF les valeurs correspondant à la date de facturation, le montant et, quand elle est activée, la TVA.

Chaque valeur est recherchée selon un mot clé, une position et un format. Ce sont ces critères qui définissent une règle. Ils sont détaillés sous forme d'un tableau où chaque colonne correspond à une valeur recherchée et chaque ligne un des critères, décrits ci-après :

  • Mot-clé : le robot va rechercher dans la facture tous les mots correspondant au mot clé saisi. Le principe est que le mot clé est présent dans toutes les factures de ce type et permettra ainsi de retrouver plus facilement la valeur. Par exemple : Date, Total TTC, Montant HT, Coût, etc.
  • Position du mot clé : le robot peut trouver dans la facture plusieurs occurrences de ce mot clé. C'est pourquoi il faut bien choisir le mot clé. Il faut également préciser si on sélectionne le premier mot trouvé ou le dernier.
  • Distance horizontale minimale : à partir de la position du mot clé, le robot va rechercher la valeur. Chaque critère de distance permet de définir la zone de recherche. La valeur 0 signifie que l'on inclut dans la recherche le mot clé. Les distances sont définies en pixel et il est possible de définir une valeur négative. Ainsi une valeur négative définie en horizontale signifie que l'on cherchera à gauche du mot clé.
  • Distance horizontale maximale
  • Distance verticale minimale : une valeur négative définie en verticale signifie que l'on cherchera au-dessus du mot clé.
  • Distance verticale maximale
  • Format : le format permet au robot de détecter dans la zone de recherche les mots correspondants à la date ou au montant recherché. Dans le cas de la date, si le robot n'arrive pas à trouver de valeur dans la zone de recherche, il va étendre la recherche à l'ensemble de la facture.
  • Vide accepté : cette option n'est proposée que pour la colonne TVA et permet de gérer les factures ne contenant pas de TVA.
  • Position de la valeur à extraire : si le robot trouve plusieurs valeurs compatibles, il va utiliser ce critère pour retourner soit la première valeur trouvée soit la dernière.

Formats de dates supportés

  • dd/mm/yy : un ou deux chiffres pour le jour et le mois et deux chiffres pour l'année avec des slashs, tirets ou points comme séparateur. Exemple : 31/01/18
  • dd/mm/yyyy : un ou deux chiffres pour le jour et le mois et quatre chiffres pour l'année avec des slashs, tirets ou points comme séparateur. Exemple : 31/01/2018
  • dd month yyyy : un ou deux chiffres pour le jour et le mois en littéral et quatre chiffres pour l'année avec des espaces comme séparateur
    • Le mois au format textuel peut-être écrit au format long (mois complet) ou au format court (3 premières lettres du mois). Plusieurs langues sont acceptées : anglais, français et espangol. Exemple : 31 janvier 2018
    • Si le robot ne comprend pas du premier coup quel est le mois, alors il va récupérer les 3 premiers caractères du mot afin d'essayer de l'interpréter. Par exemple si le robot reçoit comme date "31 janv. 2018" il ne va pas comprendre du premier coup quel est le mois. Il va donc récupérer les 3 premiers caractères "jan" ce qui va lui permettre de comprendre qu'il s'agit du mois de janvier.
  • mm/dd/yy : un ou deux chiffres pour le jour et le mois et deux chiffres pour l'année avec des slashs, tirets ou points comme séparateur. Exemple : 01/31/18
  • mm/dd/yyyy : un ou deux chiffres pour le jour et le mois et quatre chiffres pour l'année avec des slashs, tirets ou points comme séparateur. Exemple : 01/31/2018
  • yy/mm/dd : un ou deux chiffres pour le jour et le mois et deux chiffres pour l'année avec des slashs, tirets ou points comme séparateur. Exemple : 18/01/31
  • yyyy/mm/dd : un ou deux chiffres pour le jour et le mois et quatre chiffres pour l'année avec des slashs, tirets ou points comme séparateur. Exemple : 2018/01/31

Formats de montants supportés

  • #.###,## : un montant composé de chiffres avec un espace comme séparateur de milliers et une virgule comme séparateur de décimal. Exemple : 123 456 789,12
  • #.###,## : un montant composé de chiffres avec un point comme séparateur de milliers et une virgule comme séparateur de décimal. Exemple : 123.456.789,12
  • # ###.## : un montant composé de chiffres avec un espace comme séparateur de milliers et un point comme séparateur de décimal. Exemple : 123 456 789.12
  • #,###.## : un montant composé de chiffres avec une virgule comme séparateur de milliers et un point comme séparateur de décimal. Exemple : 123,456,789.12

Conseils OpenFlyers

Remboursement factures essences payées par les pilotes

Si vous ne remboursez pas directement les pilotes qui achètent de l'essence sur un aérodrome extérieur en leur faisant un chèque ou un virement, alors il est recommandé d'utiliser la méthode suivante :

  • Créer un seul type de facture fournisseur intitulé par exemple "Remboursement essence aux pilotes" qui créditera un compte fournisseur fictif "essence pilotes" en 401ESSENCE-PILOTE et débitera le compte de charge habituel de l'essence
  • Lorsque vous aurez à saisir une facture d'essence pilote, vous saisirez ainsi d'abord la facture en tant que tel et ensuite vous enregistrer un flux en débitant le compte "essence pilotes" et en créditant le compte client correspondant au pilote.

A contrario, une mauvaise pratique consiste à créer autant de type de facture fournisseur qu'il y a de pilotes concernés par les remboursements et ensuite à passer quand même un mouvement entre le compte pilote fournisseur et le compte pilote client.

Importer les e-mails

Cette interface n'est accessible que si la la récupération des factures sur messagerie électronique est activée.

Cette interface permet à l'utilisateur d'établir une connexion à son compte de messagerie et d'afficher tous les e-mails que contient sa boîte de réception.

Pour y accéder : Achats > Importer les e-mails.

  • Le tableau de l'interface liste tous les messages, ordonnés par date de réception, de la période indiquée par l'utilisateur dans la liste déroulante au-dessus.
  • Dans le cas où l'e-mail contient une pièce jointe, le nom de celle-ci s'affiche sur la dernière colonne et la ligne correspondante apparaît en blanc.
  • Une ligne du tableau peut apparaître en gris s'il n'existe pas de pièce jointe ou en orange si le document a déjà été importé. Si, en plus d'être importée, la facture est associée à son type, alors la ligne du tableau apparaît en vert.
  • Pour importer un document, cocher la case de la colonne Importer puis cliquer sur le bouton Lancer l'import.
  • Pour importer et associer automatiquement une facture fournisseur, cliquer sur le bouton Importer et associer.
  • L'utilisateur pourra retrouver ces documents dans la page des factures importées.

Liste des factures fournisseurs

Pour accéder à la liste des factures fournisseurs, aller dans Achats > Liste des factures fournisseurs.

Tout pendant que les factures fournisseurs n'ont pas été validées, les factures fournisseurs saisies restent modifiables et même supprimables. Ces opérations se font grâce aux icônes présentes dans la colonne Action.

Une fois que les factures fournisseurs sont validées, il n'est plus possible de revenir dessus. Si des erreurs subsistent elles doivent être traitées selon les règles de la comptabilité en passant des contres mouvements pour en annuler les effets.

Si un document a été importé avec la facture, il est possible d'y accéder en appuyant sur le pictogramme qui apparaît dans la colonne Numéro de pointage et facture.

Paiement des fournisseurs

Paramétrage

Pour utiliser le gestionnaire des achats, il faut au préalable l'activer :

  • Configuration > Paramétrage
  • Formulaire Gestion des achats
  • Cliquer sur Activé(e)
  • Valider

Ensuite, il faut s'attribuer le droit :

  • Utilisateurs > Profils
  • Onglet Gestionnaire des achats
  • Cliquer sur le droit Gestion des achats pour les profils souhaités

Le menu Achats doit alors apparaitre avoir cliquer sur le menu Accueil > Accueil admin

Récupération des factures depuis une messagerie électronique

  • L'interface comporte une liste de toutes les factures qui ont été récupérées depuis le compte de messagerie et n'ont pas encore été rattachées à une écriture comptable. Pour y accéder : Achats > Factures importées à associer.
  • Cliquer sur le bouton Associer présent à côté de chaque fichier pour l'associer à une facture. L'utilisateur sera alors redirigé vers la page de saisie d'une facture fournisseur.
  • Une synchronisation avec le compte de messagerie est faite la nuit une fois toutes les 24h pour analyser automatiquement les nouveaux e-mails qui n'ont pas encore été traités. En cas de présence d'une nouvelle facture, elle est soit ajoutée dans le tableau de la liste des factures fournisseur si son type est reconnu, ou ajoutée à la liste des factures à associer si son type n'a pas été reconnu ou si l'analyse ne s'est pas déroulée correctement. Les factures qui ont été importées manuellement par l'utilisateur ne seront pas traitées à nouveau.
  • Pour que la synchronisation soit faite, il faut que les informations de connexion au compte de messagerie soient renseignées dans la section Gestion des achats de l'interface Admin > paramétrage tout en précisant une date à partir de laquelle l'utilisateur souhaite récupérer ses factures.

Saisie d'une facture fournisseur

La saisie des types de facture fournisseur et des factures fournisseurs sont prévus pour être fait depuis le même formulaire Achats > Saisie facture fournisseur

Si la facture saisie correspond à un type de facture fournisseur déjà enregistré, il faut sélectionner l'intitulé correspond dans le champ Type de facture fournisseur. Il n'apparait alors dans le formulaire que les éléments propres à la facture.

Si la facture saisie nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur, il faut laisser dans le champ Type de facture fournisseur la valeur par défaut Associer un nouveau compte. Dans ce cas là, il faut remplir tous les champs qui permettront ensuite, à la validation de la saisie de la facture, d'enregistrer également le nouveau type de facture fournisseur ainsi créé.

Il est possible de téléverser un fichier correspond à la facture saisie ou dans sélectionner un parmi ceux présents dans la liste déroulante des factures à associer. Rattacher un document à la facture n'est pas obligatoire.

Si la facture téléversée est un fichier PDF, l'utilisateur n'aura pas à saisir les données de la facture manuellement. Deux cas se présentent alors :

  • Si des règles d'analyse de facture ont déjà été définies pour ce type de facture fournisseur, le formulaire se remplit automatiquement par les valeurs récupérées automatiquement dans le document à partir des règles d'analyse.
  • Si aucune règle n'a été définie, l'utilisateur est redirigé vers une autre interface où il peut tester des règles d'analyse sur la facture en question jusqu'à ce que les valeurs obtenues soient les bonnes. En cliquant sur Sauvegarder les règles, il est redirigé à nouveau vers le formulaire de saisie de la facture fournisseur et les valeurs retrouvées sont affectées automatiquement aux champs correspondants.

Les champs suivant n'apparaissent que pour la saisie d'un nouveau type de facture :

  • Nom de type de facture : il s'agit du titre que vous allez attribuer au type de facture fournisseur que vous êtes en train de créer. Exemple : "Essence 100LL - TAMUL".
  • Compte fournisseur ou trésorerie : renseigner ici le nom du compte fournisseur à associer à la facture. Par exemple "TAMUL". 2 cas peuvent se présenter :
    • Soit le fournisseur TAMUL existe déjà en tant que fournisseur dans la base de données de la plateforme OpenFlyers et il suffit de le sélectionner
    • Soit le fournisseur TAMUL n'existe pas en tant que tel, et il faut le créer. Dans ce cas, il faut laisser la valeur par défaut Autre... puis renseigner les champs suivants qui vont servir à créer le compte fournisseur :
      • Budget à attribuer : présent dans le cas où la gestion des budgets est activée
      • Nom : renseigner le nom du fournisseur. Par exemple : "TAMUL".
      • Compte d'export : renseigner le code comptable à associer au fournisseur. Par défaut ce champ est renseigné avec la valeur 401 (numéro de compte pour la comptabilité en France) suivi du nom du fournisseur. Par exemple : "401TAMUL"

A noter que la liste présente dans le champ Compte fournisseur ou trésorerie inclut également les comptes trésorerie. Cela permet de gérer les achats directs. Par contre, il n'est pas possible de créer de compte trésorerie par le biais de cette interface.

  • Compte de charge, de bilan ou ressource : renseigner ici le nom du compte de charger à associer à la facture. Par exemple "Carburant 100LL". 2 cas peuvent se présenter :
    • Soit le compte de charge existe déjà et il suffit de le sélectionner
    • Soit le compte de charge n'existe pas et il faut le créer. Dans ce cas, il faut laisser la valeur par défaut Autre... puis renseigner les champs suivants qui vont servir à créer le compte de charge :
      • Budget à attribuer : présent dans le cas où la gestion des budgets est activée
      • Nom du compte : renseigner le nom du compte de charge. Par exemple : "Carburant 100LL".
      • Compte d'export : renseigner le code comptable à associer au compte de charge. Par exemple "606140"
  • Compte TVA du type de facture : présent dans le cas où la gestion de la TVA est activée. Renseigner ici le nom du compte de TVA à associer à la facture. Par exemple "TVA déductible intra-communautaire". 2 cas peuvent se présenter :
    • Soit le compte de TVA existe déjà et il suffit de le sélectionner
    • Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut le créer. Dans ce cas, il faut laisser la valeur par défaut Autre... puis renseigner les champs suivants qui vont servir à créer le compte de TVA :
      • Budget à attribuer : présent dans le cas où la gestion des budgets est activée
      • Nom de compte TVA : renseigner le nom du compte de TVA. Par exemple : "TVA déductible intra-communautaire".
      • Compte TVA d'export : renseigner le code comptable à associer au compte de charge. Par exemple "445661"

Les champs suivants apparaissent quelque soit le type de saisie (type de facture déjà renseigné ou non) :

  • Case à cocher J'ai bien pris en compte le numéro de pointage et je l'ai reporté sur ma facture : il faut noter le numéro de pointage qui est présenté par OpenFlyers sur la facture fournisseur (par exemple en haut à gauche de la facture fournisseur) : les factures fournisseurs doivent être ainsi empilées dans l'ordre de leur numéro de pointage. Cela permet de les retrouver facilement dans la pile des factures fournisseurs d'après leur numéro de pointage. Une fois cela fait, vous pouvez cocher J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reportée sur ma facture
  • Champ Description. Ce champ peut rester vide, mais dans le cas des factures fournisseurs, ce n'est pas recommandé : il faut y mettre un bref descriptif de l'objet de la facture afin de donner du sens aux écritures comptables qui seront générées et associées à cette facture fournisseur.
  • Champ Date de facturation. Il faut choisir comme date celle présente sur la facture fournisseur. L'heure est automatiquement définie sur 12:00 heure locale.
  • Champ Montant ou Montant hors-taxe si la gestion de la TVA est activée.
  • Champ TVA si la gestion de la TVA est activée.
  • Dans le cas où la gestion de la TVA est activée, vérifier que le résultat de la somme Montant hors-taxe et TVA saisis et qui apparait à côté de la zone Total correspond exactement au montant de la facture.

Il faut terminer en cliquant sur l'un des deux boutons Enregistrer ou Enregistrer et saisir le suivant.